La seguridad e higiene son tópicos fundamentales a considerar en favor de la salud psicofísica de los trabajadores y de todo lo relacionado con el archivo como continente y contenido.

En este sentido, nos basamos en la Ley Nacional 19587 de Condiciones de Higiene y Seguridad en el Trabajo, que obliga al empleador a aplicar todas las medidas de higiene y seguridad en procura de la protección integral de la vida de los trabajadores, especialmente en lo relativo a la construcción, adaptación, instalación y equipamiento de los edificios y lugares de trabajo en condiciones ambientales y sanitarias adecuadas; la colocación y mantenimiento de resguardos y protectores de maquinarias e instalaciones, con dispositivos de higiene y seguridad; al suministro y mantenimiento de los equipos de protección personal; y a las operaciones y procesos de trabajo, temas que Ud. estudiará en el Taller de Seguridad e Higiene Laboral.

Los riesgos principales a los que se exponen los documentos son el fuego y el agua, la acción de insectos, roedores y microorganismos y al eventual peligro de robos. Describiremos un poco más cada uno de ellos.

 

Fuego y agua

En cuanto al fuego, el conjunto de condiciones de construcción, instalación y equipamiento deben:

• • dificultar la iniciación de incendios,
• • evitar la propagación del fuego y los efectos de los gases tóxicos,
• • asegurar la evacuación de las personas,
• • facilitar el acceso y las tareas de extinción del personal de bomberos,
• • proveer las instalaciones de sistemas de  detección y extinción del fuego.

 

El fuego debe ser prevenido con una estructura incombustible, puertas cortafuegos, tendidos eléctricos embutidos y aislados, y ventanas provistas de  cristales de seguridad contra el fuego.

Puertas cortafuegos

Por otro lado, el agua ocasiona daños casi siempre irreversibles en los soportes documentales; incluso se considera que una inundación causa más destrucción que un incendio. Por eso, el archivo será hermético estructuralmente e impermeable en sus instalaciones. En tal sentido, no deben existir en las áreas de depósito bajantes ni cañerías que ocasionen filtraciones.

 

Insectos, roedores y microorganismos

También para estos intrusos es necesario contar con instalaciones herméticas, óptimas condiciones ambientales y de aseo y específicamente se debe desinfectar y desinsectar periódicamente. Es conveniente evitar guardar alimentos en los depósitos y cuidar muy bien de no dejar residuos en ningún lugar. Son prácticas, en tal sentido, las mallas protectoras que pueden instalarse en las ventanas tipo balancín.

 

Robos y vandalismo: sistemas de seguridad

En este punto, pueden tomarse medidas de seguridad estructurales e instalación de sistemas de seguridad de última generación. Algunas medidas básicas pueden ser:

• • Instalación de cristales antirrobo.
• • Accesos bien iluminados para facilitar la vigilancia.
• • Colocación de rejas en balancines.

 

En cuanto a sistemas de seguridad, las opciones pueden ser:

• • Cerraduras de seguridad y contactos magnéticos en las puertas.
• • Circuitos cerrados de cámaras instaladas como protección especial para el depósito  y la sala de consulta.
• • Sistema de alarma para detección de incendios, robo y asalto instalado sectorialmente para optimizar su función, con circuitos de sensores separados a los circuitos eléctricos. Se colocan sensores automáticos de humo iónicos y ópticos de presencia tipo infrarrojos para detectar intrusos, mayor temperatura y/o presencia de llamas con contactos magnético en puertas y ventanas. La central de la alarma deberá tener asociado el contacto directo a la policía y/o bomberos.
• • Extintores o matafuegos de espuma seca, colocados en accesos, escaleras y pasillos. Su número será de por lo menos una unidad por sala, siempre y cuando no sea mayor a 200m², y la distancia a recorrer hasta el extintor no debe superar los 20m. Se debe controlar periódicamente la vigencia de su carga.
• • Bocas de incendios con manguera y lanza en pasillo central de depósitos y en salida pública conectadas a una fuente de agua, que es una caja metálica contenedora de una manguera suficientemente larga para llegar a todo el local.
• • Pararrayos no radiactivo como equipamiento contra descargas eléctricas atmosféricas, tan frecuentes en la actualidad.

 

Plan de contingencia para catástrofes

En caso de siniestro (entendido como todo acontecimiento relacionado a situaciones de crisis como sismos, incendios, escapes de gas, contaminación o inundación) deben tomarse previsiones para asegurar la evacuación de personas: proveer de medios de escape adecuados; mantener libres las vías de circulación; señalizar convenientemente las vías de escape; ubicar planos de la planta con señalización de lugar de sitio “aquí se encuentra Ud.”; puertas de escape con apertura antipánico, en el sentido de la circulación, con resistencia al fuego, desbloqueo automático si están bloqueadas magnéticamente; escaleras con bandas antideslizantes, barandas y protegidas adecuadamente; iluminación de emergencia en vías de escape, trayectos y lugares de riesgo, con activación automática por corte de suministro de luz e intensidad mínima de 30 lux a 80cm del suelo.

En caso de crisis, un plan de evacuación tendrá las siguientes fases.

1. 1. Detección: puede ser humana o automática por sistema de seguridad. En cualquier caso la reacción de los designados como coordinadores debe ser muy rápida, comenzando por alertar a la vigilancia.
2. 2. Alarma: su sonido significa “alerta” para el grupo en general y para el inicio de las tareas de coordinación, dando aviso especifico del tipo de siniestro.
3. 3. Preparación: la vigilancia y coordinadores deben proceder a dar apertura máxima a puertas en vías de escape  y  avisar a las fuerzas vivas (aun contando con el discado automático del sistema de seguridad) como primeras medidas. Asímismo se debe procurar que tanto el personal como los visitantes conserven la calma durante la evacuación, evitando correr o usar ascensores. Se deberán  apagar (no desenchufar del tomacorriente) equipamientos eléctricos, no llevar consigo objetos voluminosos y no fumar al retirarse del lugar siguiendo las instrucciones del coordinador.
4. 4. Evacuación: siempre responder a las indicaciones del coordinador. En caso de no contar con ellos, se deberá salir por los sitios señalizados como “Salida de Emergencia”,  indicados en los planos publicados en carteleras. El coordinador debe guiar al personal y al público hacia las salidas sin romper el flujo de circulación, transmitiendo calma y seguridad, y en lo posible ir uno adelante y otro con la última persona. Luego, en la salida, ubicar el grupo lejos del edificio para evitar los efectos de la catástrofe, y verificar ausencias.

 

Señalización edilicia

La instalación de carteles es fundamental a los efectos de la correcta información tanto para el público que accede al edifico como para el recurso humano que desarrolla sus tareas laborales. Se debe prever señalización direccional de servicios sanitarios, ascensores, escaleras y salidas de emergencia de todas las áreas; los  avisos de “ACCESO RESTRINGIDO AL PÚBLICO”, “PELIGRO”, “PRECAUCIÓN”, “ALARMA”, “INCENDIO” (para las bocas de incendio), “PROHIBIDO FUMAR”; y la cartelería en los lugares estratégicos junto al Plan de Evacuación y el plano de planta, ubicando salidas de emergencia.

Hemos abordado hasta aquí las condiciones de ambiente y seguridad. Podemos seguir avanzando para reconocer y determinar las mejores características del mobiliario en los archivos.