Bienvenidos al cuarto tramo de nuestro camino. En las unidades anteriores,  nos referimos a la importancia que tiene para las organizaciones el diseño y puesta en marcha de programas de gestión de documentos y trabajamos en la organización de los archivos, sin descuidar los principios  de procedencia y de orden original que dan fundamento y soporte a las funciones archivísticas.  

Pero el creciente volumen documental que a diario producen las administraciones por sus múltiples actividades, incrementado a su vez por la facilidad de reproducción de documentos originales gracias a las nuevas tecnologías, genera la consabida problemática de la falta de espacio para su almacenamiento y tratamiento archivístico. Ante tal situación, las administraciones se ven obligadas a llevar adelante tareas de selección y eliminación documental,  “actividad  inexcusable en un archivo administrativo, entendiendo por tal al de la oficina, al central e incluso  al intermedio cuando exista” según afirma  Heredia Herrera (1991, p. 428).

Sin embargo, la eliminación de documentos se realiza sin tomar en consideración que la destrucción como proceso es irreversible, por lo que la necesidad de espacio no puede ser el motivo excluyente al momento de decidir el destino final de los fondos de archivo. Al respecto, Álvarez (2012) afirma que “la recepción y conservación de los documentos en el Archivo Universitario tiene como fin contribuir a la eficacia y eficiencia de la gestión administrativa, satisfacer las necesidades de información en la toma de decisiones y cooperar en el avance del conocimiento” (p.1). Por ello, la decisión final sobre la conservación o no de los documentos debe ser producto del análisis micro y macro de los valores de los mismos, para finalmente seleccionar los que se han de eliminar y aquellos que se conservarán, según corresponda. Recorramos juntos, usando el índice de contenidos o las flechas de continuidad en cada página, los criterios y herramientas a seguir para una correcta valoración del destino final de nuestros archivos.

Índice de contenidos

La valoración documental

Valores primarios y secundarios

Objetivos y ventajas

Principios

Alto en el camino. Primera parada

Tablas de retención y destino final

Traslados y transferencias

¿Qué vamos a hacer? Actividad Nº 5

Un comentario sobre la conservación documental

Alto en el camino. Segunda parada

Resumen. A manera de cierre

Bibliografía