Si los sistemas de archivo han de proporcionar un buen servicio, contarán con equipo adecuado y funcional y el mobiliario estará adaptado a fin de permitir colocar y ubicar rápidamente los documentos, según afirma Di Mari (2012). Son diversos los elementos a considerar a la hora de la toma de decisiones en torno al mobiliario, como el tipo y soporte  de documentación que se archivará, su frecuencia de consulta, las medidas del local donde se instalarán, sin menospreciar los recursos económicos para afrontar su adquisición. Veamos estos elementos más detalladamente.

 

Estanterías

Las estanterías constituyen sin duda uno de los elementos más importantes del equipamiento de las salas de depósitos de archivos. Tienen dimensiones normalizadas en todos los países del mundo y su implantación es más o menos uniforme. Se componen de tablas horizontales, enganchadas a montantes verticales.

Durante largo tiempo, las únicas estanterías que se conocían eran las de madera. Por razones de combustibilidad y de la frecuente invasión de los insectos que se alimentan de ella, en la actualidad  se desaconsejan. En cambio, las estanterías que utilizamos son de metal; incluso la mayoría de los constructores de este tipo de  estanterías han estandarizado sus dimensiones. Las tablas de estantería utilizadas en forma más común para los archivos tiene una profundidad de 0,30 m., las tablas de 0,40 m. de profundidad se hacen necesarias para algunos documentos de grandes dimensiones (registros, legajos), y para pequeños documentos se utilizan tablas de 0,25 m. de profundidad.

Las cualidades esenciales de las estanterías deben ser su incombustibilidad, inocuidad, solidez y cómodo manejo para acceder a la documentación. En cuanto a la solidez, los documentos de archivo son pesados (un metro lineal puede alcanzar los 100kg.), por lo que las estanterías tendrán el espesor suficiente para soportar dicho peso sin deformarse y la superficie  será lisa con pintura y tratamiento antioxidante.

La inocuidad se logra a través de evitar los sistemas de montaje de perno y tuerca, así como las aristas y elementos cortantes que puedan dañar la documentación y a las personas. Para evitar la condensación de humedad, el aire debe circular entre las estanterías de modo que las divisiones interiores serán abiertas, separadas mediante tiras en “X” y sólo estarán cerrados los terminales o extremos para evitar que caigan los documentos. Asimismo, el anaquel inferior tendrá un zócalo de 10cm, a fin de permitir la correcta higiene del lugar y evitar el contacto con el suelo. Finalmente, el estante superior deberá finalizar con una balda superior, para proteger del polvo a los documentos.

A la hora de elegir, hay dos sistemas para estanterías:

 

• • El convencional, de estanterías fijas de doble cuerpo o a dos caras dispuestas en paralelo, situadas con una separación de 0,80 metros entre cuerpos y un pasillo de 1,20 de anchura entre bloques.

Archivo Histórico de Córdoba. Sistema convencional

• • El compacto o móviles, en el cual uno o varios cuerpos están fijos y los demás montados sobre rieles, se desplazan mediante un motor eléctrico o un mecanismo de cadena (manual). El desplazamiento puede ser longitudinal, transversal o pivotante, según los modelos.

 

Unidades de conservación

Otro elemento importante en la instalación y protección de documentos lo constituyen las unidades de conservación. Generalmente son carpetas, biblioratos, cajas de archivo. Estas últimas son las más utilizadas, las mejores son las de cartón no ácido y resistente.

Cajas de archivo                                                     Carpetas

Otros tipos documentales de soportes no convencionales requieren protección especial (polvo, campos magnéticos), por lo que su unidad de conservación como primera medida debe ubicarse alejada de conducciones eléctricas en cajas de plástico y armario ampliamente comercializados para su instalación.

Para profundizar sus conocimientos sobre este punto, deberá recurrir a la bibliografía obligatoria. Además, le sugerimos visualizar el siguiente video del Archivo General de la Nación, Memoria de México, para reconocer en él los temas desarrollados a lo largo de esta unidad. Algunas preguntas que pueden guiarlo son: ¿Cuál fue la alternativa arquitectónica tomada para erigir el edificio de archivo de México? ¿Qué tipo de mobiliario identifica? ¿Cuáles son las áreas que pueden visualizarse? 

Antes de realizar la actividad de esta unidad, le ofrecemos en el resumen una lista de las ideas fundamentales que abordamos en esta unidad.