Evolución y conceptualización

Un comienzo histórico: ¿cuándo surgen los archivos y la archivología?

Los archivos existieron desde los mismos comienzos de la escritura, pero su ciencia es más moderna; ésta aparece recién a mediados del siglo XIX. Hay quienes relacionan su origen con la publicación del Manual para la Clasificación y Descripción de los Archivos, creado por los archiveros holandeses Müller, Feith y Fruin; sin embargo, no se cuenta con una fecha cierta de origen, ya que primeramente fue una disciplina empírica para el arreglo de los archivos y continuó evolucionando hasta configurarse como ciencia.

A través de la historia del hombre, la organización de los archivos ha evolucionado desde su período prearchivístico, en el que los fondos documentales no estaban delimitados en sus presupuestos y dependían de otras ciencias, como la historia y la bibliotecología, hasta el período de desarrollo archivístico. Durante este último se produce un cambio radical debido a que tanto la teoría como la práctica adquieren una metodología propia y un tratamiento específico de los fondos documentales que transformaron a la archivología en ciencia.

Ésta, podríamos afirmar, nace de la mano del historiador francés Natalis de Wally, quien enuncia el Principio de Procedencia o de Respeto de los Fondos en 1841. Sobre este principio se asentó el desarrollo de la teoría archivística moderna y su diferencia respecto de las otras ciencias de la información.

El Principio de Procedencia o de Respeto de los Fondos establece la clasificación por los fondos documentales que, según su creador, se origina en la naturaleza de las cosas. Según su propuesta, este es el único modo en que es posible asegurar un orden regular y uniforme, ya que se respeta la institución de la que procede el documento, es decir, su entidad productora.

Evolución de los archivos

En la civilización greco-romana, el archivo ó archeion, para los griegos, y tabularium, para los romanos, tiene entidad propia; incluso adquiere un nuevo carácter, el público, dependiente del Estado producto de su gestión administrativa a través de las magistraturas y garantizando aquel la autenticidad de sus documentos. Tanto es así que estos pueblos consideraban a los gubernamentales como los archivos por excelencia y los privados certificaban legitimidad si los custodiaba el Estado. De tal manera, los archivos adquieren una doble utilidad, administrativa y jurídica. Las administraciones los conservaban como fuente de información y el derecho romano lo hacía por la validez probatoria del documento escrito.

A pesar de las similitudes entre ambos sistemas, hay una característica esencial y distintiva entre la antigua Grecia y la república romana, referida al criterio de accesibilidad a los archivos. Para los romanos, el acceso era restringido solamente a los funcionarios de gobierno, ya que se consideraba a los documentos públicos como instrumentos del poder. En tiempos del Imperio, incluso se llegó a ampliar su centralización. En cambio, en Grecia el concepto de difusión surge como característica propia de los archivos públicos, unidos a la idea de democracia. Este será la base futura sobre la que se asentó el derecho de todo ciudadano a acceder a los fondos públicos, a informarse y lograr, si lo requiere, copia de sus documentos.

Cuando el Imperio Romano fue sustituido por la Iglesia, esta pasó a ocupar un lugar de privilegio, esencialmente en materia de archivos, basándose en su tradición de guarda y custodia de documentos. Incluso, la cultura y el conocimiento de la escritura quedan en manos de la Iglesia, institución que se encarga de redactar los documentos para terceros que son requeridos tanto por soberanos como por señores feudales. Esta época se caracterizó, en términos generales, por un marcado retroceso para la archivística en cuanto a la magnitud del archivo público; sin embargo, el siglo XII marcó una señal positiva en la evolución archivológica y en los métodos utilizados para su organización sistemática.

Ya hacia el final de esta etapa, en el marco jurídico existente, se produce el restablecimiento del derecho romano como normativa legal y reaparece, de este modo, el procedimiento administrativo. Éste instala los fundamentos para la organización de los archivos a través del acto documentado plasmado en papel, el soporte por excelencia de ese entonces y aún por nuestros días.

Así, los archivos eran considerados por sus valores informativos y probatorios. De tal forma, los gobiernos llegaron a percibir acabadamente la importancia de proteger su documentación, así como de estructurar y mantener archivos que la resguarden; esto se debe a que, tanto en tiempos de paz como de guerra, los archivos son instrumentos de sumo poder y de información certera para ejercer el poder dentro y fuera de su jurisdicción. Además, los datos contenidos en los archivos también son necesarios para la afirmación de los derechos del Estado; es decir que los documentos son considerados fuentes de justificación jurídica del poder. En este rol, entonces, el archivo fundamenta la existencia del Estado, legaliza su acción política y, sobre todo, sostiene su sistema monárquico absolutista.

Considerando la función de los archivos en este proceso de nuestra periodización, por lo tanto, podemos decir que la documentación archivística se constituye, en esencia, como sustento del poder y va cobrando, progresivamente, provecho para la historia. Esto sucede especialmente cuando desaparecen las instituciones de esta época y sus fondos se abren a la investigación.