A modo de introducción a este aspecto de nuestro tema de interés, comencemos diciendo que, en el ámbito de la universidad, se entiende por archivo universitario al:

…conjunto de documentos de cualquier fecha, formato o soporte material, producidos o reunidos en el desarrollo de las funciones y actividades de los diferentes miembros y órganos universitarios, organizados y conservados para la información y gestión administrativa, para la investigación y para la cultura. Se entiende igualmente por archivo universitario el servicio especializado en la gestión, conservación y difusión de los documentos con finalidades administrativas, docentes, investigadoras y culturales de la universidad.

Aunque puedan existir otros modelos, se recomienda que el archivo sea considerado como un servicio universitario único y funcional que integra todo el ciclo de la evolución documental, desde la creación de los documentos o de su recepción en las unidades y servicios, hasta su conservación o eliminación definitiva, siempre de acuerdo con los criterios técnicos y legales establecidos (CRUE, 2000).

Adscripción y rango

Considerando la definición desarrollada previamente, entonces, en la estructura de la universidad el archivo debe constituir una unidad orgánica y funcional bien diferenciada. La efectividad en sus funciones, a su vez, está condicionada por su rango orgánico. En este sentido, la Conferencia de Archiveros de Universidades Españolas (CAU) afirma:

Solo garantizando su adecuada adscripción se podrán asegurar los niveles adecuados de autonomía que le permitan su reconocimiento y suficiente capacidad en el desempeño de sus actividades, situándolo en un lugar adecuado con respecto a los servicios con los que tiene que colaborar. Para su ubicación administrativa adecuada, es indispensable obtener una posición de centralidad y estar directamente adscrito a los órganos del gobierno universitario a los que se les reconocen las competencias de incidencia general: preferentemente Secretaria General o Gerencia” (2000).

En tal sentido, se hace necesario insistir en el carácter funcional de servicio que posee el archivo universitario irradiado a toda la estructura de la universidad; universidad y archivo, tal como los entendemos, se condicionan recíprocamente. Tal relación entre la institución y el archivo, entonces, constituye un hecho de fundamental de importancia que exige instar a los responsables para asegurar que el archivo universitario sea una unidad central capacitada para desarrollar eficiente y eficazmente sus funciones. Afirma la CAU (1994): “La vinculación del archivo universitario a Secretaría General o a Gerencia favorece la elaboración, la aprobación y el cumplimiento del diseño del sistema de archivo y gestión documental de cada universidad”.

Misión y funciones del archivo

Según la Conferencia de Archiveros de Universidades Españolas (CAU), las funciones que constituyen la misión a cumplir por parte de los archivos universitarios son: “Planificar, implantar y evaluar un sistema de gestión de la documentación administrativa y de archivo, así como conservar, preservar, organizar, describir, y hacer accesible todos los fondos documentales, administrativos e históricos, de la universidad” (2000. Asimismo, esta entidad determina algunas de sus funciones generales:

• • “Organizar, conservar y difundir la documentación con valor administrativo, legal, fiscal o histórico de la universidad, según se estipula en las directrices del Consejo Internacional de Archivos, según la legislación vigente y según la normativa de cada centro universitario.
• • Seleccionar, valorar y proponer la eliminación de los documentos que no sean necesarios para el desarrollo de las actividades administrativas de la universidad, ni para la garantía de los derechos legales, ni para su historia.
• • Gestionar la documentación administrativa en cualquier soporte o formato durante en todo su ciclo de su evolución hasta que se conserve o se elimine.
• • Contribuir a la difusión del patrimonio documental de la universidad a través del servicio de consulta e investigación de sus fondos o de actividades para dar a conocer estos fondos a todos los miembros de la comunidad universitaria.
• • Facilitar la gestión, la selección y la conservación de los documentos derivados de las actividades de investigación, docencia y estudio de la universidad.

La misión del archivo, esencialmente, consiste en brindar la información contenida en sus documentos y servir tanto a la entidad generadora de éstos como al ciudadano, al investigador, al estudiante, entre otros. El archivo adquiere, de este modo, una dimensión inmaterial: la información que contienen sus documentos, sin importar la clase de soporte en la que esté registrada. Por otro lado, la obligación de conservar los documentos en su aspecto físico constituye su dimensión material.

En consonancia con su misión, el archivo no debe estar restringido solamente a los fines culturales y eruditos de unos pocos: es importante que pueda abrirse a su comunidad reconociendo el derecho del ciudadano a la información. Se garantiza, de esta manera, la transparencia administrativa fundamental para una sociedad que pretende vivir en un Estado de derecho. La finalidad del archivo en definitiva, canalizada a través del desempeño del profesional archivista, será hacer útiles para su aprovechamiento óptimo los documentos a su cargo, lo cual le permitirá adquirir un dinamismo nuevo que exigirá una sistematización eficiente para lograr su fin: brindar información de manera eficaz.

Cruz Mundet afirma "el objetivo último de todas nuestras actividades en tanto archiveros debe ser hacer útiles para su uso los documentos a nuestro cargo"(1994: 97). Por tanto, en el archivo se deben llevar a cabo una serie de funciones que respondan a su finalidad principal, como reunir, conservar, ordenar, describir y utilizar los documentos.