En primer lugar, podemos decir que el archivo comprende tres acepciones: como contenido documental, como institución prestadora de servicio y como continente. Al respecto, la definición del Diccionario de Terminología Archivística (1993) tiene en cuenta dichas acepciones al definirlo como:

…el conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas. La institución cultural donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. El archivo también es el local donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos.

En ese sentido, también legislaciones de países europeos han aportado definiciones de archivo, como la Ley Nacional de Archivos de Francia y la Ley del Patrimonio Histórico de España. La ley francesa establece que el archivo "es el conjunto de documentos, sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral y por todo servicio u organismo público o privado en el ejercicio de su actividad” (Lodolini, 1993: 145).

Así, constatamos que tanto legislaciones como autores de diversos países desde mediados del siglo XX confluyen en un común denominador conformado por los siguientes elementos que permiten elaborar un concepto integral de archivo:

1) Que sea un "conjunto orgánico de documentos, sin importar su fecha, su forma o su soporte material". Esto significa que el documento, como parte integrante del archivo, no tiene sentido aislado, sino como parte de un todo estructurado. Su interés reside en su relación con los documentos que lo preceden o lo suceden, lo que conforma la secuencia documental.

2) Que sea "producido o generado por cualquier persona física o jurídica, ya sea un individuo público o privado, o una parte de estos". Es decir que todo documento emana de un cuerpo, de una institución, de una familia o de una persona.

3) Que sea "creado como consecuencia del ejercicio de la actividad propia o específica de esa entidad, a través de la tramitación de asuntos diversos, materializada en forma de documentos, en el transcurso de un proceso lógico, secuencial y natural de los mismos". De esta manera, el archivo se forma a lo largo del tiempo con los documentos que prueban las acciones realizadas por una institución. El conjunto de todos los documentos constituye el fondo documental.

4) Que haya "surgido para cubrir necesidades, primeramente para la gestión administrativa y en segundo lugar, en el caso de organismos públicos, incluye información a los ciudadanos". El archivo responde a los requerimientos propios de la administración, y también de la historia, en relación con el valor, tanto probatorio documental como informativo, ya sea para la institución productora como para satisfacer las demandas del potencial usuario externo; en definitiva, la comunidad en general.

5) Que esté "conservado en forma organizada respetando el orden en el que fueron creados los documentos, formando un conjunto orgánico". Para lograr sus fines, debe funcionar metodológicamente y con el debido tratamiento de los soportes documentales a fin de garantizar su conservación como aspecto inalienable.

Para asegurar este último punto, se deberán respetar los dos principios básicos de la archivología: el principio de procedencia y el de orden original. El primer principio sostiene que todos los documentos producidos por una institución deben conservarse juntos y no mezclarse con los de otras entidades productoras. El principio de orden original, por su parte, establece que los documentos deberán ser conservados en el mismo orden en que fueron enviados por sus productores.

 

Un alto en el camino

Primera parada: para mirar y comparar

“Imágenes que dicen…”

Llegados a este punto, sería oportuno preguntarnos si la imagen que hoy tenemos del archivo responde a su sentido real. Hemos comenzado esta unidad recuperando imágenes de archivos. Seguramente, al verlas, Ud. logró activar otras imágenes en su memoria para, posteriormente, comenzar a mirar espacios de trabajo vinculados con ellas y con los conceptos que estamos abordando.

En esta primera parada de intercambio con sus compañeros, lo invitamos a tomar fotografías de sus espacios de archivo (oficina, centrales, generales, históricos) y subirlas al foro de debate disponible en la sección “Espacio de trabajo” de esta unidad.

Luego de publicar su fotografía, escriba un breve comentario acerca de las impresiones y/o reflexiones que le suscita la imagen teniendo en cuenta e incorporando en su texto los conceptos trabajados hasta el momento.