Como hemos visto, todas las organizaciones públicas o privadas crean documentos con la intención de utilizar la información registrada para realizar de manera eficaz las actividades que les son propias. De esta manera, la necesidad de contar con registros debidamente actualizados y organizados da origen a los archivos, que pueden entenderse como instituciones responsables de gestionar y facilitar el acceso a la información que los documentos contienen.

Podemos afirmar, entonces, que archivos e información son inseparables pues los archivos están formados por documentos y éstos son portadores de información. Hay archivos que cuentan con conjuntos documentales procedentes de una sola institución, como el archivo de una institución hospitalaria. Otros, conservan documentos de varias instituciones, como el Archivo General de la Nación, que atesora documentación de diferentes ministerios.

El término “documentos”, afirman Casas de Barrán y otros (2003), incluye a toda la información registrada que —independientemente del soporte— producen y reciben las instituciones y personas como resultado de la tramitación administrativa y ejecutiva. Sin embargo, no toda la información registrada constituye lo que, en archivística, se denomina documento de archivo; éstos poseen determinadas características internas y externas que los habilitan para su conservación de los datos.

Si tenemos en cuenta su génesis, podemos decir que los documentos de archivo son aquellos producidos o recibidos por una persona o institución, física o jurídica, durante el transcurso de su gestión o actividad para el cumplimiento de sus fines. Además, son conservados como prueba e información.

Resulta importante tener en cuenta que, cuando nos referimos a los archivos como las instituciones responsables de gestionar y facilitar la información contenida en los documentos, lo hacemos desde el punto de vista de la gestión archivística de éstos y no desde la Ciencias de la Administración. El concepto “gestión de documentos” en el ámbito archivístico se refiere al tratamiento de los documentos en el marco de programas de atención continua de los documentos de archivo, con énfasis en la eficiencia.

La gestión de documentos de archivo se institucionalizó en los Estados Unidos y, posteriormente, otros países la tomaron como ejemplo e implementaron en sus archivos. Esta actividad implica un proceso que abarca el ciclo de vida completo del documento de archivo, desde su producción hasta su eliminación (archivos de oficina e intermedios) o envío a un archivo histórico para su conservación permanente.

Asimismo, el ciclo vital de los documentos de archivo se complementa, en la actualidad, con el modelo del continuo, a través del cual es posible llevar adelante la labor de organización de un sistema de archivo tomando en cuenta la archivística integrada. Esta nueva concepción implica, asimismo, el fin de la era terminal y el énfasis en el rol de simple custodio de los archivos: actualmente, se desarrolla una actividad más amplia que toma en consideración los nuevos soportes y las necesidades de las instituciones creadoras de documentos.