El término documento procede del latín documentum, derivado del verbo docere, que significa enseñar, instruir. La evolución de esta palabra finalizó con el sentido de evidencia y testimonio. Con la intención de precisar el concepto, veamos cómo lo definen algunos diccionarios:

1) Diccionario de la Lengua Española: entre sus varias acepciones, este texto define al término considerando el soporte. Desde este punto de vista, afirma que documento es un escrito en el que se consigna información compuesta por datos fidedignos o susceptibles de ser usados como tales, con la intención de probar algo. Por otra parte, también se conceptualiza al documento como aquello que da testimonio de un hecho o que informa sobre aquél, especialmente del pasado.

2) Diccionario de Terminología Archivística del Consejo Internacional de Archivos: esta fuente se refiere al documento como: “la combinación de un soporte y la información registrada en él, que puede ser utilizado como prueba o para consulta” (1988). Entre sus principales características, señala:

• El soporte, como la parte física que brinda sustento para asentar la información. Por ejemplo: arcilla, vitela, disco óptico, etc.
• La información, constituida por la noticia o el mensaje.
• El sistema de fijación o medio empleado para el registro de la información según sea el soporte. Por ejemplo: tinta, impulsos electromagnéticos, etc.

Hasta aquí, la noción de documento está definida desde un sentido general, de tal forma que tanto una escultura como una tablilla de arcilla o un disco compacto constituyen documentos. Ahora bien, desde el punto de vista de la Archivología y con el fin de establecer qué documentación será enviada a los archivos, no basta con reconocer al documento como elemento asociado o relacionado con un soporte que contiene información testimonial y puede ser utilizado con fines probatorios. Los archivos conservan documentos, pero éstos tienen características diferenciadoras que guardan directa relación con su origen o nacimiento, por lo que sus elementos deben ser claramente delimitados.

 El documento de archivo se distingue de los documentos en sentido genérico por su génesis u origen, es decir, por su nacimiento. Los documentos archivísticos, afirma Heredia Herrera (2013), son registros de información enmarcados por dos cimientos naturales:

a) el productor (institución) que lo crea como resultado de unas actividades que tiene atribuidas o reconocidas y,

b) la función/actividad que lo determina, con independencia del soporte.

 Pensemos, por ejemplo, en el caso de la Universidad Nacional de Córdoba. Esta institución cumple tres funciones específicas: docencia, investigación y extensión. Al llevarlas adelante, se ve obligada a realizar una serie de actividades que quedan plasmadas o registradas en documentos. Así, para las funciones de docencia, las actividades son materializadas en actas de exámenes, planillas de asistencia, actas de regularidades, entre otros.

Por otra parte, en el cumplimiento de las funciones inherentes a investigación es común encontrar documentos de archivo tales como proyectos de investigación, actas de evaluación de esos proyectos, informes de investigación, publicaciones de resultados, etc. Finalmente, las funciones referidas a labores extensionistas quedarán registradas en documentos relativos a propuestas de extensión, actas de evaluación de aquellas, informes, entre otros.

Podemos afirmar, entonces, que los documentos de archivo se producen uno a uno y a través del tiempo y forman series (correspondencia, Resoluciones Rectorales, Ordenanzas, etc.), por lo que no pueden concebirse o pensarse solos, sino que deben ser conservados unos con otros. Justamente, ese carácter seriado es el resultado de acciones repetitivas en el tiempo y determinadas por una o varias funciones específicas. En todos los casos, encontramos un productor (UNC) y unas funciones o actividades.