Retomando las definiciones y especificaciones desarrolladas previamente, todo documento de archivo posee las siguientes cualidades:

 

• • Tiene un contenido (acción, tema, materia).
• • Posee una estructura (tipo documental).
• • Pertenece a un contexto que puede ser identificado (productor, funciones y actividades, relaciones).
• • Lleva un nombre (acta, resolución, decreto).
• • Corresponde a una o más fechas (día, mes, año).
• • Puede ser utilizado y conservado en el tiempo.
• • Es original, único (no hay múltiples “originales” o “ejemplares”).
• • La información que contienen es objetiva (por ser resultado de actividades continuadas en el tiempo).
• • Posee un valor testimonial y patrimonial reconocible.

 

Si tomamos como ejemplo la Resolución Rectoral 1188/2015, podemos analizar su:  

• Contenido: “Declarar asueto docente y administrativo en el ámbito de la Universidad Nacional de Córdoba el día 6 de julio de 2015, con motivo de la conmemoración del Aniversario de la Fundación de la Ciudad de Córdoba”.
• Estructura: el tipo documental es una Resolución Rectoral, pues claramente puede verse la palabra “RESUELVE”.
• Contexto: producido en la UNC, por el Sr. Rector en el ejercicio de una función/atribución específica como autoridad.
• Nombre del documento: Resolución.
• Fecha: Córdoba, 03 de julio de 2015.
• Forma: en este ejemplo se trata de una copia, ya que el original está conservado en el archivo.
• Formato: digital (la Resolución original está en formato papel).
• Clase: textual.

Por ello, desde el punto de vista archivístico, los documentos de archivo reúnen determinadas características:

• • Génesis.
• • Carácter seriado.
• • Exclusividad.
• • Interrelación.

Podríamos preguntarnos, entonces: ¿qué pasa con el resto de documentos que conviven con los documentos de archivo? ¿Qué función cumplen? ¿Qué debemos hacer con ellos? ¿Dónde han de conservarse?

 

Documentos de apoyo

Todas las instituciones producen y reciben documentos denominados documentos de apoyo a la gestión o de apoyo informativo. Éstos no constituyen documentos de archivo, pero son conservados en las oficinas por ser de utilidad para la resolución de los asuntos o temas diarios. Es decir que, tal y como su nombre lo indica, son documentos que ayudan a la resolución de la tramitación de los asuntos cotidianos. Algunos ejemplos de ellos son las copias de reglamentaciones, duplicados de ejemplares de Boletines Oficiales, folletería, etc.

 

Por su carácter y función, los documentos de apoyo nunca deberán ser remitidos al archivo.

 

Ahora, le solicitamos que acceda a la versión digital de un texto en el cual Ud. podrá profundizar su conocimiento de algunos de los términos que hemos desarrollado. Para esto, le sugerimos que explore las diversas secciones del texto teniendo en cuenta los contenidos desarrollados hasta el momento en esta unidad:

Cruz Mundet, José R. (2011). Principios, Términos y conceptos fundamentales. En: Administración de documentos y de archivos. Textos Fundamentales [en línea]. España: Cordinadora de Asociaciones de Archiveros y Gestores de Documentos (CAA), 2011 [fecha de consulta: 01 de enero de 2016].

☛ Acceda aquí

 

Considerando las definiciones vistas hasta ahora, se hace evidente que los documentos de archivo y los documentos de apoyo son dos tipos de documentación sumamente diferente que, como tal, también demandan distintos tratamientos. Lo invitamos a estudiar con mayor detalle las diferencias entre ambos tipos.