Definición, elementos

Como habíamos comentado, hasta no hace mucho tiempo los archiveros consideraban que los documentos debían recorrer tan sólo dos etapas: administrativa e histórica. A partir de las teorías archivísticas de mediados del siglo XIX, la labor cambia de forma drástica y el rol pasivo del archivero se transforma. Es así que, de mero receptor y custodio de documentación, se transforma en un activo profesional que diseña planes y programas de tratamiento y gestión de los documentos de manera eficaz y económica con el objetivo de facilitar la localización y utilización de la  información generada y recibida por las organizaciones durante el desarrollo de sus funciones.

El conjunto de tareas encaminadas al logro de la eficiencia y economía por parte de las administraciones en la creación, mantenimiento, disposición y uso de los documentos de archivo, entonces, se denomina gestión de documentos. La gestión de documentos se basa en la creación y establecimiento de programas de tratamiento de documentos de archivo, es decir, la creación de un sistema archivístico general que contempla la inclusión de diversos programas a corto, mediano y largo plazo integrados en dicho sistema.

Joaquim Llansó Sanjuan (2006) propone una serie de elementos que debieran formar parte del sistema de archivos o gestión documental a nivel institucional o regional. Algunos de éstos son considerados irrenunciables desde una perspectiva metodológica, mientras que otros pertenecen a los llamados influenciables por el entorno.

Los elementos irrenunciables desde una mirada metodológica son:

• • Adopción del principio de archivística integrada tomando en consideración el ciclo vital de los documentos y la teoría del continuo.
• • Incorporación de un programa que considere los documentos desde su concepción hasta su eliminación o conservación definitiva. El programa deberá prever aspectos referidos a normas para la creación, difusión y recepción de los documentos, tratamiento de los documentos de manera integral y, sobre todo, aquellos documentos denominados esenciales. Los documentos esenciales son aquellos para los cuales se ha determinado, desde su concepción o nacimiento, que sin ellos una institución no podría continuar desarrollando sus funciones, como la constitución nacional, leyes, etc.
• • Incorporación como parte del sistema de gestión de documentos a los denominados digitales o electrónicos, audiovisuales, etc.
• • Existencia de un manual de normas y procedimientos que forme parte del programa de gestión de documentos de archivo.
• • Articulación del sistema en subsistemas de archivos y redes, todo ello con miras a lograr una política de acceso a la información que tenga en cuenta a los distintos usuarios que forman parte del sistema.
• • Consideración de evolución y cambios a futuro tomando en consideración las necesidades eventuales de la propia institución productora.

En lo que respecta a los elementos influenciables por el entorno, éstos son:

• • Establecimiento del nivel de autoridad del archivo en el organigrama de la institución y su nivel de dependencia, con miras a la efectividad del sistema en el marco de la organización en que está inserto.

• • Diseño de un marco legal y reglamentario que asegure los límites de actuación e intervención en los procesos de gestión estableciendo los niveles de responsabilidad y la misión del archivo.
• • Aplicación continua de sensibilidad política y técnica, ya que el marco legal y reglamentario no siempre resulta suficiente.

 Con el fin de explorar algo más este tema, le proponemos visualizar una entrevista realizada a la Dra. Antonia Heredia Herrera (2014), reconocida por su trabajo en archivos y en docencia a nivel internacional, además de por su enorme producción bibliográfica y ponencias dictadas en todo el mundo.