Como ya expresamos, el soporte no es el único elemento a considerar para determinar si un documento es de archivo o de apoyo a la gestión. Sin embargo, es importante tener en cuenta que éste constituye la base sobre la que se registra la información, por lo que su conservación y cuidado revisten especial relevancia.

No olvidemos, también, que con el paso del tiempo los soportes han ido cambiando; es así que podemos ver cómo desde la invención del papel en el siglo XII, éste fue sustituyendo al papiro y al pergamino. Actualmente, nos encontramos con los denominados nuevos soportes, llamados así no tanto por novedosos (digitales y electrónicos), sino por ser diferentes al tradicional (papel). En el caso de este último, la transmisión de la información se realiza de forma directa al usuario, en tanto los documentos en nuevos soportes necesitan de una máquina para acceder a la información que contienen.

Estas nuevas formas de registro exigen mayor cuidado y control sobre los documentos para evitar la pérdida de la información. Para quien se desempeña en archivos, estos avances exigen tomar conciencia de las dificultades que conllevan, no sólo en los aspectos referidos a la conservación y almacenamiento, sino también en lo relativo a futuros inconvenientes jurídicos acerca de su autenticidad y valor probatorio.

¿Estamos preparados para determinar qué documentos en nuevos soportes son auténticos y cuáles no? ¿Con qué herramientas contamos para su seguimiento y control? ¿Quién o quiénes tienen a su cargo la responsabilidad de determinar qué documentos serán eliminados y cuáles han de permanecer en el tiempo? Estos interrogantes, así como otros que quizás a Ud. también le preocupan sobre el tema, forman parte de algunas cuestiones que hemos de considerar al momento de trabajar con documentos de archivo en nuevos soportes.

El documento digital: concepto, elementos, contextos

Al referirnos a los elementos irrenunciables que deberían considerarse al momento de diseñar un sistema archivístico o de gestión de documentos, mencionamos a los documentos digitales, electrónicos, audiovisuales, etc.

Considerando que todos, en mayor o menor medida, nos vemos obligados a utilizar las nuevas tecnologías y que ello implica trabajar con documentos derivados de éstas, nos interesa detenernos en los documentos digitales en soporte electrónico y preguntarnos: ¿qué es un documento digital? ¿Todos los documentos digitales son también documentos de archivo? ¿Qué tipo de tratamiento archivístico recibirán? ¿Qué aspectos han de tenerse en cuenta para su conservación? ¿Cómo reconocer un documento de archivo digital de aquél que no lo es?

El avance tecnológico y la producción de información en soporte electrónico por parte de las organizaciones causan gran preocupación en lo que respecta a la preservación del patrimonio cultural producido y almacenado a través del uso de tecnologías digitales, lo que obliga a los archiveros a diseñar estrategias que permitan:

• • Garantizar la autenticidad de los documentos digitales o electrónicos.
• • Asegurar la preservación a largo plazo de los documentos electrónicos para evitar la pérdida de la información.

Con el fin de introducirnos en el tema, lo invitamos a visualizar una entrevista realizada al profesor y archivero Ramón Alberch i Fugueras, en la Universidad Andina Simón Bolívar (Ecuador) sobre el impacto de la gestión electrónica de los documentos en el trabajo archivístico.