Hemos sostenido que, para que todo documento de archivo pueda servir de prueba y apoyo a las funciones y actividades de una organización, debe reunir determinadas características ya enunciadas. En el caso de los documentos en soporte electrónico, el ICA (2005) agrega:

• • Autenticidad: “persistencia a lo largo del tiempo de las características originales del documento respecto al contexto, la estructura y el contenido” (p. 20). Es decir, calidad de ser auténtico o con derecho a ser aceptado.
• • Fiabilidad: el contenido del documento debe ser fidedigno y genuino.

 

A estas dos características, la Norma ISO 15489-1 (2001), citada por el ICA (2005), complementa:

• • Integridad: se dice que un documento posee integridad cuando está completo y no corrupto en todos sus aspectos (estructura y contenido). Esto significa que, si el mensaje que se comunica permanece inalterable en el tiempo, podemos afirmar que el documento tiene integridad.
• • Disponibilidad: “entendida como la capacidad de localizar, recuperar, presentar e interpretar un documento” (p. 20).

 

Sin embargo, para ponderar la autenticidad de un documento de archivo digital no basta con estos elementos; también debe ser posible establecer su identidad. Veamos, entonces, a qué nos referimos con la identidad de un documento de archivo electrónico:

• • Identidad: se refiere al carácter distintivo de un documento, es decir, los atributos que lo caracterizan de una manera única y lo distinguen de otros documentos. Los atributos pueden ser:

1. a. Explícitos en un elemento del documento, lo cual incluye características de presentación (firmas electrónicas, sellos electrónicos, gráficos, textos, imágenes, sonido, etc.).
2. b. Implícitos en sus diferentes contextos:

1. 1. Contexto documental: el fondo archivístico al que pertenece el documento y su estructura interna. En el marco de nuestra propuesta, entendemos por fondo al conjunto de todos los documentos producidos y recibidos por una persona física o jurídica en el marco de las funciones y las actividades que le son propias.
2. 2. Contexto procedimental: el proceso o procedimiento que dio origen al documento.
3. 3. Contexto tecnológico: se refiere a las características de los componentes técnicos del sistema informático empleado en el que se creó el documento (software y hardware).
4. 4. Contexto de procedencia: hace referencia a la institución o área que crea el documento, su estructura y el marco de las funciones en las que fue creado.
5. 5. Contexto jurídico-administrativo: refiere al sistema legal y organizativo al que pertenece la institución productora.

 

Retomemos la Resolución Rectoral N° 1188/2015 como ejemplo referido a la identidad de un documento de archivo teniendo en cuenta sus atributos implícitos y explícitos. 

Argentina, Córdoba. Resolución 1188/2015 [texto en línea]. Argentina: Universidad Nacional de Córdoba, 2015 [fecha de consulta: 14 de febrero de 2016].

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 En este texto, podemos distinguir, entre otros, los siguientes atributos:

• • Explícitos: logo de la universidad y del rectorado, firmas y sellos del Rector y Secretarios, el texto de la resolución.
• • Implícitos:

1. 1. Contexto documental: el documento forma parte de los documentos producidos por la UNC, área Rectorado.
2. 2. Contexto procedimental: otorgar asueto docente y administrativo en conmemoración al día de la fundación de Córdoba.
3. 3. Contexto tecnológico: en este caso, se deberá establecer con el área informática el software y hardware empleados.
4. 4. Contexto de procedencia: Rectorado-UNC. Función: Estatutos UNC: “Artículo 22 – Son deberes y atribuciones del Rector: 1) Tener la representación, gestión, administración y superintendencia de la Universidad, sin perjuicio de las atribuciones conferidas al Consejo Superior.”

Contexto jurídico-administrativo: la UNC es un ente autárquico conforme a la Constitución Nacional y las leyes que dicta el Congreso de la Nación.