Conservar un documento digital y proteger su integridad significa que no se perderá ninguna información. Por ello, es importante tener en cuenta que los documentos de archivo preservados serán de poco valor a menos que podamos estar seguros que son auténticos, es decir, que pueden ser confiables como fuentes de información.

Los documentos generados y conservados en formatos electrónicos plantean la necesidad de dar pautas claras que posibiliten determinar su autenticidad. Asimismo, la fragilidad de los formatos y su obsolescencia tecnológica nos obligan a diseñar pautas y establecer lineamientos que aseguren la preservación a largo plazo de los documentos de archivo para el recupero de la información.

Estos dos aspectos han sido contemplados por diversos organismos y archivos internacionales. Entre éstos, se destaca el trabajo de investigación realizado por el grupo de trabajo del Proyecto InterPARES que, desde 1998, trabaja en pos del desarrollo de teorías y métodos capaces de asegurar la confiabilidad, exactitud y autenticidad de los documentos de archivo electrónicos, desde su concepción y durante toda su conservación, en el contexto de un sistema integral de gestión documental que permita identificar los documentos de conservación permanente y establecer criterios para su creación, uso y disposición.

Con base en las definiciones y propuestas teóricas vigentes, podemos definir al documento de archivo digital como la información producida o recibida por medios electrónicos por una institución física o jurídica en el ejercicio de sus actividades. Tal información ha de permanecer en estos medios durante todo su ciclo de vida y debe ser tratada teniendo en cuenta los principios y procesos archivísticos comunes a todos los documentos de archivo para servir de prueba y apoyo a las funciones de la organización.

Según este concepto, el documento de archivo digital o electrónico posee las mismas características que el documento de archivo en soporte tradicional (génesis, originalidad, carácter seriado, disponibilidad, etc.), a las que debemos agregar las de integridad y fiabilidad. Serán estas particularidades las que nos permitirán, sobre todo, asegurar la autenticidad de estos documentos.

¿Original o auténtico?

En el desarrollo de las actividades diarias, tratándose de documentos en formato papel, resulta sencillo establecer a simple vista las diferencias entre un documento original y una copia. Sin embargo, cuando trabajamos con documentos digitales, tal distinción se nos dificulta. ¿Cómo reconocer, entonces, un documento de archivo digital auténtico de aquél que no lo es? ¿Quién asume la responsabilidad en un archivo de certificar que un documento digital es “copia fiel” de otro que, aparentemente es “auténtico”?

Para dar respuesta a estas preguntas, es conveniente regresar al comienzo de nuestro análisis, referido a la necesidad de planificar estrategias en torno a dos aspectos importantes:

• • Garantizar la autenticidad de los documentos digitales o electrónicos.
• • Asegurar la preservación a largo plazo de los documentos electrónicos para evitar la pérdida de la información.

Previamente al establecimiento de la autenticidad de un documento electrónico, debemos definir algunos conceptos, como autenticidad, autenticación y documento auténtico. Para ello, tendremos en cuenta los hallazgos del grupo de investigación de InterPARES, el Manual para Archiveros sobre documentos electrónicos del Consejo Internacional de Archivos (ICA) y la Norma ISO 15489-1: 2001 y 15489-2: 2001, entre otros que constituyen la base que los sistemas de gestión documental deben tener en cuenta para tratar y conservar a largo plazo los documentos de archivo en soporte tradicional y digital.

Si bien la Norma ISO 15489 no es una norma de certificación, brinda lineamientos útiles para organizar sistemas de gestión de documentos de archivo en soportes tradicionales y electrónicos, tanto para instituciones públicas como privadas. Por ello, se constituye en un referente al momento de encarar proyectos pluridisciplinares en archivos.