Tal como vimos anteriormente, los documentos nacen en las oficinas y allí son conservados mientras se encuentren en fase de tramitación. Una vez finalizado el trámite, éstos permanecen un tiempo más en las oficinas ante la posibilidad de consulta en un futuro cercano.

Pasado cierto tiempo, los documentos son trasladados a los archivos centrales e intermedios de la institución, en los que se conservan mientras los valores primarios que le dieron origen sigan vigentes. Entendemos por traslado el movimiento de documentos de un lado a otro, en este caso, desde las oficinas hacia los archivos centrales e intermedios.

Vencidos los plazos de guarda establecidos en las tablas de retención documental, los documentos que serán conservados de manera permanente por sus valores secundarios, deberán ser transferidos a los archivos históricos, debiendo proceder a la eliminación de aquella documentación que no ha de ser transferida, en un todo de acuerdo a lo que establece la legislación y reglamentación vigente.

Entendemos por transferencia,  al proceso por el cual los documentos de conservación permanente son enviados a los archivos históricos cediendo a éstos los derechos y atribuciones que la institución productora tiene sobre ellos. 

Los traslados y transferencias se registran en un formulario por duplicado elaborado a tal fin, denominado Lista de Remisión o Traslado, también llamados Inventario de Transferencia Primaria/Secundaria, según sea el caso. El original será conservado en el archivo como prueba de los documentos recibidos; el duplicado, una vez que el archivo haya verificado y controlado la documentación receptada, será firmado y sellado por el responsable del mismo en concepto de conformidad, y entregado a la oficina correspondiente. El duplicado será conservado por la oficina como prueba de las remesas de documentos enviadas al archivo.

Puede ver ejemplos de listas de remisión o traslado  y justificación de control archivístico en los siguientes links:

• • Universidad Nacional Autónoma de México (2014). Instrumentos de control y consulta archivística. México. DF. (p. 63-70)
• • Instructivo  para la transferencia de documentos del Archivo Nacional de Costa Rica. (p. 7). 
• • Manual de Normas y Procedimientos sobre Control y Organización de Archivos Administrativos de la Universidad Pontificia   Bolivariana. Departamento Administración de Documentos. (p. 16 y ss.). Colombia.

En lo que respecta a los procesos de valoración, selección y eliminación, no olvidemos que en la República Argentina se encuentra vigente el Decreto Nacional 1571/81, que determina cómo se debe proceder para la eliminación de la documentación de instituciones públicas nacionales. Ahora sí, ya estamos en condiciones de avanzar hacia el trabajo final de la asignatura.

¿Qué vamos a hacer? Actividad Nº 5

“Paso a paso hacia un trabajo final”

Para integrar los conceptos trabajados hasta el momento y establecer su relación con las situaciones concretas de la vida laboral, Ud. elaborará una tabla de retención y una lista de remisión o traslado. Encontrará las consignas detalladas en el aula virtual.

Antes de terminar el recorrido por esta unidad, lo invitamos a leer un comentario sobre la conservación documental y realizar un último Alto en el camino.