La valoración documental, de acuerdo con la Norma UNE-ISO 15489-1 (en Cermeno Martorell, 2011, p. 217/218), tiene como objetivos responder a las necesidades presentes y futuras de la actividad; cumplir con las exigencias legales para garantizar que se ha documentado, entendido e implementado el marco jurídico y normativo aplicable a la gestión de documentos para las actividades del organismo, y responder a las necesidades presentes y futuras de los interesados tanto internos como externos.

Los beneficios que resultan de la valoración documental, en tanto y en cuanto se logren estos objetivos, exceden el mero marco económico. Así, la valoración posibilita conocer toda la documentación que produce la organización a la vez que pueden reconocerse sus  series fundamentales; agiliza los traslados y transferencias entre las fases del archivo racionalizando los recursos de depósito y custodia, al tener que proceder a la eliminación normalizada y sistemáticamente de aquellos documentos considerados prescindibles; y facilita el cumplimiento por parte de las organizaciones del deber de custodia, conservación, tratamiento y servicio del patrimonio documental a su cargo.

No obstante todo lo anterior, la valoración posibilita el acceso a los documentos al reducir su volumen a aquellos que sólo contienen información esencial. Así, garantiza que a largo plazo se conserven los que en el futuro  permitirán  explicar  el desarrollo de la sociedad. En este sentido, es importante recordar que:

• • La valoración debe ser realizada antes de la creación de los documentos.
• • La valoración ha de llevarse a cabo durante la etapa de concepción de los documentos.
• • Todo proceso de valoración deberá finalizar en una doble toma de decisiones: qué se conserva y qué se elimina y, en el caso de eliminar, la fecha de su ejecución.

Para poder realizar esta toma de decisiones, tomaremos en cuenta algunos principios.