Carol Couture (2003) propone cinco principios a tener en cuenta al momento de llevar adelante la valoración, los que se reflejan en cinco aspectos a considerar en los documentos:

1. La valoración debe permitir que los documentos a conservar pueden probar, a lo largo del tiempo, en lo legal, financiero, administrativo o patrimonial, que son reflejo de actividades de una persona física o jurídica; facilitando la comprensión del rol que desempeña la organización en la sociedad a la que pertenece y proporcionando una idea exacta sobre el conjunto de dicha sociedad.

2. Debemos tener en cuenta la época en que fueron creados los documentos que estamos valorando, a fin de dar objetividad al proceso. Es preciso dejar constancia de cómo y por qué se tomaron las decisiones para valorarlos.

3. El tercer principio pretende establecer las relaciones existentes entre el proceso de valoración y los procesos archivísticos previos, como por ejemplo, la relación estrecha entre identificación y valoración.

4. El cuarto principio plantea la necesidad de respeto al equilibrio entre los valores primarios (finalidades de gestión, prueba) y los valores secundarios (finalidades patrimoniales, históricas).

5. El equilibrio que debe existir entre las consideraciones referidas al contexto de creación de los documentos y los fundamentos relativos a su posterior uso.

 

Por ejemplo, en Francia, todas las historias clínicas referidas a patologías neurológicas son de conservación permanente por ley, valoración que radica en su importancia para la investigación científica. En Argentina, en el caso de documentos que por su valor informativo o por el tipo documental sean considerados de relevancia, como las leyes, son de conservación permanente.

Es importante saber que siempre se han de conservar documentos originales, por lo que las copias y duplicados pueden ser destruidos. Sin embargo, se consideran posibles excepciones, ya que a veces será necesario conservar las copias ante la pérdida o destrucción de originales. Por ejemplo, si el Rectorado de una Universidad Nacional de Córdoba emite una Resolución (original), puede ser consultada en el Digesto Electrónico a la vez que imprimir una copia para su consulta en la oficina. En este caso, es válido preguntarse si el archivo de la dependencia debe conservar dicha copia: está claro que no, pero debe ser resuelto por una comisión interdisciplinaria organizada para tal fin.

La etapa siguiente a la valoración es la de selección, que no es más que “la segunda etapa de la evaluación en la que se separan las series documentales a conservar de las que se deben eliminar” (Fenoglio, 2013, p.3). Pero antes de pasar a las tablas de retención y destino final, que son el resultado de la selección, le proponemos realizar un Alto en el camino.

 

Alto en el camino

Primera parada: para leer y elaborar

 

En esta oportunidad, le proponemos que retome el texto de Mariela Álvarez. La autora explica los principios y criterios a tener en cuenta al momento de realizar la valoración documental y señala las diferencias entre documentos sustantivos y documentos facilitativos.

Luego, le pedimos que observe los documentos con los que trabaja a diario y elabore un cuadro que refleje los documentos facilitativos y sustantivos de su oficina y una propuesta de plazos de conservación (por ejemplo: 1 mes, guarda permanente, 5 años, etc.) de los mismos.

Finalmente, deberá compartir y justificar los resultados con sus compañeros en el foro correspondiente.