Ya expresamos que el valor primario es “el valor que tiene un documento mientras se halla en las fases activa y semiactiva de su ciclo vital, es decir, mientras interesa a la entidad productora como instrumento y referencia para el desarrollo de la gestión institucional” (Roig Alvarado, 2008, p. 6). Esta valoración está estrechamente vinculada con la finalidad por la cual fue generado el documento; así, los valores primarios pueden ser administrativos, jurídicos, legales, fiscales, contables, técnicos, etc.

Ahora bien, el valor secundario se relaciona con la finalidad histórica, científica, informativa  de aquellos documentos que una vez concluida su utilidad primaria son valiosos para la historia, la investigación y/o para la sociedad en general. Observemos en un esquema cómo se relacionan los valores al ciclo vital de los documentos.

Una última observación. Roig Alvarado (2008) señala que el valor secundario, se define como el “que tiene un documento (serie o grupo) para la investigación o la historia, una vez agotado el interés que presentaba para la entidad productora. Este valor caracteriza la utilidad social que contiene la información con fines de investigación y consulta pública” (p. 8). Así, los documentos de valoración secundaria se clasifican en evidencial,  informativo y testimonial.  Veamos un ejemplo de valoración en un archivo público:

A propósito, lo invitamos a la lectura de un caso de valoración documental en Colombia. Allí podrá identificar las características de gestión de un programa de valoración documental, los criterios utilizados y las tablas de retención elaborada. Luego, puede continuar analizando los objetivos y ventajas de la valoración de documentos.