Tablas de retención
El proceso de valoración debe ser plasmado en una Tabla de Retención Documental, también llamada Tabla de Plazos Mínimos o Tabla de Retención y Destino Final, en la que se vuelca la información sobre las series analizadas, plazos de conservación de los documentos, según el ciclo vital, fechas de traslados, transferencias y destino final (fechas de eliminación o conservación permanente).
En el Decreto Nacional 1571/81, referido a Tablas de Plazos Mínimos de Conservación de Documentación y que es parte de nuestra bibliografía obligatoria, podrá observar un modelo de inventario de solicitud de desafectación y modelo de acta de eliminación de documentación y sus correspondientes instructivos.
A manera de ejemplo, también le proponemos que observe el vídeo sobre tablas de retención documental y el inventario de baja documental (inventario de solicitud de desafectación), de la Universidad Nacional Autónoma de México. (p.70-74), que será de utilidad al momento de elaborar el inventario de su oficina.
Tablas de retención documental. (2013)
En este caso, podemos observar cómo las tablas de retención documental permiten establecer tiempos o plazos de conservación de la documentación en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Así, en cada fase del ciclo vital, el documento recibe tratamiento específico teniendo en cuenta las necesidades de uso y consulta de la información, por parte de los usuarios. Es decir, el tiempo de guarda y conservación de los documentos no depende de decisiones individuales y unilaterales, sino que guardan estrecha relación con los valores primarios y secundarios de los documentos. Siguiendo estos criterios, podrá decidirse el traslado o transferencia de los documentos.
Bibliografía obligatoria
DECRETO NACIONAL 1571/81. Tablas de Plazos Mínimos de Conservación de Documentación Disponible aquí
