Las inadecuadas condiciones ambientales, la descomposición física y química, los efectos de los agentes de destrucción y la falta de limpieza son altamente nocivos, en especial para los soportes documentales, porque dificultan la recuperación de la información que registran.

En tal sentido, el archivo, por su función y su finalidad, debe conformarse en un edificio sólido, equipado y seguro para una conservación verdaderamente activa en procura de la permanencia y durabilidad de los documentos. Ello implica, entre otras cosas, la toma de  medidas específicas y equipos apropiados para la protección de enemigos climáticos y ambientales.

La intención es generar condiciones ambientales óptimas para el control de los factores que  ponen en peligro la integridad del fondo documental y del recurso humano, para lo cual es necesario evaluar la humedad relativa ambiente y la temperatura, evitar el polvo,  la contaminación ambiental y los daños de la luz solar.

 

Humedad y temperatura

En cuanto a la humedad relativa ambiente y la temperatura, es necesario mantener sus valores constantes para evitar oscilaciones bruscas que  produzcan dilataciones, las cuales ocasionan en los soportes documentales disminución  de  resistencia física, tornándolos  quebradizos. En ese sentido, se  aconseja mantener la humedad relativa ambiente entre el 45 y 65% (con una variación no mayor al  5%) para el soporte papel en general y 35% para fotografías. En cuanto a la temperatura, el valor ideal para el papel es de 18° C,  mayor a 15°C y menor a 21°C con oscilaciones inferiores a 3°C, pero para soporte fotográfico no debe exceder a los 18°C.

Tenga en consideración que un alto porcentaje de humedad reblandece las fibras de los soportes, favorece la formación de los ácidos contenidos en el papel y  las tintas, la aparición de mohos y hongos, potenciando su natural nocividad. Por lo expuesto, es fundamental verificar y controlar dichas condiciones,  lo que se realiza con un termohigrómetro.

Termohigrómetro

Es importante que la climatización sea independiente en los depósitos para lograr estabilidad en la preservación de los soportes documentales, no así en  las áreas de trabajo y públicas, necesaria solo para el desarrollo de actividades.

Mantener los valores indicados de humedad y temperatura estables es posible climatizando el archivo a través de la instalación de aparatos de aire acondicionado, ventiladores y extractores, humidificadores o deshumidificadores. La elección de los sistemas de renovación, calefacción, refrigeración y climatización, dependerá de las condiciones climatológicas de cada zona geográfica.

 

Polvo y contaminación ambiental

El polvo conlleva efectos muy negativos para los soportes documentales, ya que causa diversos  tipos de daños:

 

• • Químicos, por sus radicales ácidos que migran al documento.
• • Físicos, porque transporta partículas cortantes e higroscópicas.
• • Biológicos, por ser portador de esporas de hongos y bacterias desarrolladas siempre y cuando el medio ambiente ofrezca condiciones propicias.

 

Es cierto que es muy difícil de evitar el polvo, debido a que emerge del medio ambiente interno,  pisos, paredes, techos o de la misma documentación y del exterior. No solo los vientos pueden arrastrarlo, sino también algo más nocivo: la contaminación.

La contaminación ambiental resulta altamente corrosiva para los documentos. Existe la polución exterior o atmosférica, generada por gases tóxicos, que además de polvo contiene hollín y esporas de los microorganismos; y la polución interior, producida por la calefacción, humos de tabaco, productos químicos usados para la restauración, ozono emitido por fotocopiadoras y algunos aparatos acondicionadores. Su entrada externa se puede controlar  por medio de acondicionadores de aire, paredes, pisos y techos con revestimientos sintéticos incombustibles, cuyo desgaste natural no genere polvo. Además, es importante que la ventilación natural sea provista de filtros para la circulación de aire limpio.

Otro aspecto indispensable es mantener condiciones óptimas de aseo para evitar  perjuicios a la integridad material de los documentos como a la salud del personal. La limpieza debe realizarse íntegra y permanentemente en lo edilicio y el equipamiento del archivo, fotocopiadoras, scanner, equipos informáticos. Los filtros de los acondicionadores de aire mal cuidados emiten sulfuros negativos para el papel y el ser humano.

Las aspiradoras son herramientas muy útiles para extraer el polvo, no así los plumeros y paños húmedos que resultan ineficaces. Actualmente, se comercializan aspiradoras  de diversos tamaños con artefactos para acceder a todos los rincones y hasta con microfiltración que destruye ácaros, bacterias y gérmenes purificando el ambiente. Incluso existen unas del tipo “seco/mojado” que  absorben polvo y  líquidos, lo cual es altamente beneficioso para un archivo. Continuemos nuestro recorrido conociendo las medidas de seguridad, higiene y prevención de catástrofes.