El tratamiento archivístico consiste en tres tareas: identificar, clasificar y ordenar. El proceso de identificación de series precede a la clasificación documental e implica un proceso de reconocimiento y comprobación. En el caso específico de los documentos, estaría dada por una labor de análisis, examen y comparación entre documentos o grupos de documentos, con la intención de establecer similitudes y diferencias. Luego, la clasificación establecerá clases tomando en cuenta las actividades de una organización y/o aspectos o rasgos comunes entre documentos, reconociendo también aquellos que los diferencian.

En el caso de un archivo, afirma Romero Tallafigo (1994), su identificación es posible por las “procedencias (instituciones, organismos, entidades) por las funciones y actividades que produjeron sus fondos, y por cómo los estructuró el ejercicio de sus funciones” (p. 351). Además, Heredia Herrera (2013) explica que identificar “es reconocer algo a partir de su análisis. Es un proceso intelectual que generalmente exige una representación o reproducción para poder transmitir la cosa reconocida a terceros” (p. 224). En este sentido, es importante señalar que la serie documental no se identifica por el contenido informativo o el tema o asunto, pues sería incorrecto agrupar expedientes cuya denominación fuese “expedientes de reparación de techos”, o por el nombre del contratista.

A su vez, las series pueden estar formadas por documentos simples (Resoluciones, notas) o complejos (expedientes de concursos, historias clínicas, legajos de personal). Las series, entonces, representan continuidad de actividades en el tiempo, por lo que pueden ser pequeñas o voluminosas pero no podrán estar formadas por una sola unidad documental. De lo contrario, no se podría hablar del carácter seriado que identifica a los documentos de archivo. Veamos un ejemplo.

En definitiva, Aguilera Murguía (2011) sostiene que “la identificación de las series documentales tiene como propósito situar las competencias, funciones y actividades atribuidas por una norma vigente a una entidad y, en su interior, a las unidades responsables, que son quienes las aplican, con el fin de precisar qué documentos evidencian y testimonian dichas responsabilidades” (p.120).

Características de las series

Podemos establecer rasgos distintivos de las series, a los fines de facilitar su identificación:

• • Las series documentales son únicas y reflejan actividades realizadas por una unidad u oficina responsable, por lo que es importante establecer qué funciones cumple cada dependencia.
• • Las series documentales pueden estar presentes y ser compartidas por áreas administrativas con la misma función que, debido a su estructura descentralizada y grandes dimensiones, se encuentran repartidas en diferentes zonas o sub-estructuras. Un ejemplo de ello podemos verlo en el Área de Personal y Sueldos de las distintas Facultades que componen la Universidad.
• • Las series documentales están distribuidas en todo el ciclo vital, pues las mismas tienen su origen en las oficinas que generan y tramitan los documentos durante la etapa de gestión de los diferentes asuntos, siendo luego trasladados a los archivos centrales o intermedios una vez que finalizó el trámite para, finalmente, permanecer y ser conservados de manera definitiva por su valor histórico.

Ya conocimos las características de las series y la importancia de su identificación. Es momento de avanzar en los pasos de ese proceso.