La clasificación documental

La clasificación es una función medular determinada por el principio de procedencia en lo que respecta a la organización de un archivo, cuya función consiste en estructurar los documentos de una organización según sus funciones. Es decir, se establecen categorías documentales tomando como base las funciones y la estructura orgánica de una institución, debiendo plasmarse en el cuadro de clasificación (Heredia Herrera, 2013).

López Gómez y Gallego Domínguez (1990) definen a la clasificación como “la operación intelectual y mecánica por la que las diferentes agrupaciones documentales se relacionan de forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido e información” (p. 85).

Asimismo, Herrero Montero y Díaz Rodríguez (2011) entienden que la clasificación es separar en clases, siendo ésta una actividad característica del ser humano. Así, por ejemplo, naturalmente clasificamos en nuestra vida diaria cuando organizamos la compra del supermercado, al hacer la distinción entre productos de limpieza, de higiene personal, alimentos (frescos y enlatados), etc. De igual manera estamos clasificando cuando organizamos los documentos por su soporte (originales y copias), por su forma (originales o copias), por la clase (textual, sonoro), etc.

Theodore Schellenberg (1956) formuló la teoría que señala que al momento de clasificar, es necesario considerar tres elementos principales:

1. 1. Las acciones a que refieren los documentos: las acciones que comprenden las funciones están dadas por las competencias otorgadas a una organización para lograr sus objetivos. Cada función, a su vez, puede ser articulada en actividades específicas que se corresponden con las tareas necesarias para la materialización de la función. Por ejemplo: para llevar a cabo la función de “docencia” en la universidad, se realizarán diferentes actividades como el dictado específico de clases, toma de exámenes, inscripción de alumnos, etc. Dichas actividades generan diferentes documentos: programas de cátedra, planillas de asistencia, actas, etc.
2. 2. La estructura orgánica de la dependencia productora, que puede verse reflejada en los organigramas de la institución.
3. 3. Los asuntos o materias: entendiendo por asuntos a las cuestiones o temas que se tramitan. Este elemento no es utilizado en los archivos, por inconveniente.

El personal a cargo del archivo es el responsable de elaborar para el tratamiento de los fondos documentales, el sistema de clasificación adecuado, el que debe ser materializado en el cuadro de clasificación, que no es más que la representación de las relaciones conceptuales entre los documentos, permitiendo la identificación de las series que integran el fondo documental de la institución.

Llegados a este punto nos preguntamos ¿Qué sucede con los documentos digitales? ¿Cómo pensar en su clasificación? Organismos nacionales e internacionales de normalización vienen trabajando en la problemática del tratamiento de los documentos en soporte digital. Así, en el año 2001 aparece la Norma UNE-ISO 15489, que define la clasificación como la “identificación y estructuración sistemáticas de las actividades de las organizaciones o de los documentos generados por éstas en categorías, de acuerdo con convenciones, métodos y normas de procedimiento, lógicamente estructurados y representados en un sistema de clasificación” (AENOR, 2006). Conozcamos ahora los criterios para clasificar.