Algunas nociones para comenzar

Empecemos nuestro recorrido con una mirada general de cómo se agrupan, identifican, clasifican y ordenan los documentos. Para eso, observe el video “Clasificación y Ordenación Documental”, producido por el Área de Tecnología Educativa de la Facultad de Filosofía y Humanidades de la UNC para la cátedra Clasificación y Ordenación Documental.

 

 

Recuperemos algunos aspectos, a modo de acuerdos conceptuales, trabajados hasta el momento:

 

• • Los documentos de archivo no se generan de manera arbitraria, sino en función de las necesidades concretas de las administraciones (públicas/privadas) y los administrados (los ciudadanos). Son testimonio material de un hecho o un acto.
• • Tienen un ciclo de vida (dividido en tres edades), debiendo ser tratados en cada fase o etapa como un proceso continuado en el tiempo, desde el momento de su concepción y hasta su eliminación o su conservación permanente (archivística integrada).
• • Se producen en distintos soportes, especialmente en papel, pero también y con más frecuencia, de manera electrónica.
• • Los documentos en papel pueden tener diferentes formatos: integrados por una o dos hojas como reflejo de un solo acto administrativo (carta, Resolución), o por un conjunto variado de hojas que evidencian diferentes actos administrativos, por ejemplo un expediente (expediente de obra). En el primero de los casos, estaríamos frente a un documento simple y en el segundo caso, nos encontraríamos frente a un documento complejo.
• • Los documentos se tramitan en las oficinas, pero no deben ser el lugar donde se acumulen y conserven. Sólo han de permanecer allí mientras dure el proceso de tramitación.

 

Entonces, las instituciones producen documentos en función de las necesidades concretas de los ciudadanos y de las propias instituciones formando agrupaciones documentales: el fondo documental, secciones  y subsecciones documentales, series, tipo documental.  El conjunto de todos los documentos  producidos (expedidos y recibidos) por una institución en el ejercicio de sus funciones que le son propias, se denomina fondo documental, o fondo archivístico o simplemente fondo.  Así, todos los documentos producidos y recibidos por la Universidad Nacional de Córdoba en el ejercicio de sus funciones (docencia, extensión e investigación), constituyen el fondo documental de la Universidad. ¿Cómo podría organizarse para una municipalidad o alcaldía? Observemos:

La sección documental o sección de fondo es una parte del todo (del fondo) y como tal, forma parte y está integrada a él. Veamos un ejemplo: hemos dicho que todos los documentos producidos por la Universidad constituyen su fondo documental; sin embargo y, a los fines prácticos y de registro, podemos subdividir el fondo documental en secciones. Así, cada Facultad de la Universidad podría ser considerada una sección de fondo y las escuelas que pertenecen a cada Facultad, podrá constituir una subsección.

Asimismo, cada sección y subsección está integrada por documentos agrupados en series. Heredia Herrera (1993) define a la serie como “el testimonio documental y continuado de actividades repetitivas desarrolladas por un órgano o en virtud de una función” (p. 146). Es decir, las series están formadas por tipos documentales similares con información que podrá ser similar o diversa.

Fernández Gil (1999) coincide con Heredia Herrera al afirmar que serie es el “conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma jurídica y/o de procedimiento”. Si continuamos con el ejemplo de la Universidad y las Facultades, cada una de las Resoluciones emanadas del Honorable Consejo Directivo constituyen un tipo documental y la suma de éstas formará la serie “Resoluciones del H.C.D.” Lo mismo ha de suceder si tomamos las cartas recibidas y las copias de las cartas enviadas: el conjunto de ellas formará la serie “correspondencia”; igualmente ocurre con las “Actas de exámenes”, etc.

De igual forma, si nos ubicamos en la Secretaría de Planeamiento Físico, podremos encontrar expedientes que tratan sobre obras específicas de infraestructura. La serie se formará con la sumatoria de todos los tipos documentales (nota de solicitud de obra, documentos de análisis de factibilidad, planos, fotografías, etc.).

Fernández Gil (1999), también señala las características diferenciadoras entre tipo documental y serie:

Para organizar los documentos de archivo, necesitaremos cumplir varios pasos, guiados por criterios o principios. Distinguidos los conceptos de series y tipos documentales, conoceremos cómo identificar las series documentales.