Un archivo está constituido por documentos que han sido creados para ser utilizados como herramientas que faciliten el ejercicio de una actividad reglamentada y que, normalmente, son conservados siguiendo el orden natural que da el reglamento de un procedimiento de gestión. En el caso de las universidades, la norma madre que regula y reglamenta los procedimientos administrativos es la Ley Nacional de Procedimiento Administrativo (Ley 19549/72) y sus Decretos Reglamentarios.

Es así que desde tiempos inmemoriales en los archivos se aplican dos principios metodológicos de respeto a la procedencia de los fondos, también denominado “principio de procedencia” o de  “respeto a la estructura interna del fondo” y de orden natural/original de los documentos. El primero, sostiene que los documentos creados por una institución física o jurídica a causa de sus funciones o actividades no deben mezclarse o combinarse con documentos de otro individuo o institución. El segundo, que los documentos deben guardarse en el orden que originalmente les dio el productor.

Es decir, si nos situamos nuevamente en la Universidad, al momento de organizar el archivo tendremos en cuenta no mezclar los documentos de una facultad con los de las otras. En todos los casos, éstos deben permanecer separados. En cuanto al orden natural, deberemos respetar el orden dado desde las oficinas; por ejemplo, si los expedientes se ordenan de manera numérica-cronológica, no pretendamos en el archivo ordenarlos por asunto o por causante, o simplemente cambiar el número que le fue dado en el momento de su creación.

Por ello, el mejor método de organización que podemos aplicar en un archivo es recrear y respetar el orden originario que tuvieron o debieron tener los documentos en las manos de quién los creó. Una vez cumplidos los pasos de la identificación, podremos pasar a la clasificación de los documentos.