La clasificación puede realizarse según tres criterios: orgánico, funcional o mixta.

 

1. 1. Clasificación orgánica: agrupa las series según el organigrama de la institución. Es un criterio de clasificación objetivo y fácil de aplicar, pero presenta como inconveniente su inestabilidad, al producirse continuos cambios, sobre todo en las instituciones públicas.
2. 2. Clasificación funcional: considera las funciones que desarrolla la organización. Aquí se tendrán en cuenta las actividades o acciones. Presenta mayor estabilidad, porque aunque el organigrama sufra modificaciones, las actividades continúan.
3. 3. Clasificación mixta: se emplean varios criterios, combinando el orgánico-funcional.

 

Moreno, Borrás y Borfo (1996) afirman que “en los archivos universitarios, como en los archivos en general, básicamente se utilizan cuadros de clasificación funcionales u orgánicos, nunca por materias” (p. 24).

Para la elaboración del cuadro de clasificación, lo estructuraremos tomando en consideración niveles o categorías, seleccionando el más amplio o general que identifica la estructura orgánica y las funciones (secciones, subsecciones), para ir descendiendo hasta las series documentales (testimonios de actividades derivadas de la estructura) o, incluso, el tipo documental. Algunos ejemplos de cuadros de clasificación pueden observarse en:

• Universidad de Granada (España): http://archivo.ugr.es/pages/fondos/cuadrospdf/version13 

• Universidad de Málaga (España): http://www.uma.es/media/files/20.AGUMA.pdf

Recordemos que el cuadro de clasificación es la concreción material del sistema de clasificación. El mismo, afirma Fernández Gil (1999), es el “instrumento de consulta que refleja la organización del fondo documental y aporta los datos esenciales de su estructura” (p. 88). Por ello, para su elaboración tendremos en cuenta algunas premisas.

 

Premisas para el diseño del cuadro de clasificación

Para el diseño de nuestro cuadro de clasificación debemos tener en cuenta algunos principios:

 

• • Estabilidad: se debe prever su perdurabilidad en el tiempo, a fin de no estar obligados a realizar cambios continuos que puedan afectar a la estructura del mismo. Esto suele suceder en los cuadros orgánicos de instituciones grandes, ya que su estructura orgánica suele modificarse constantemente.
• • Flexibilidad: el cuadro debe darnos la posibilidad de nuevas agregaciones, por ejemplo, en el caso de que se asignen nuevas competencias a una oficina o área. También, en el caso de quita de competencias, debe permitirnos realizar exclusiones o ajustes, evitando la confección o realización de un nuevo cuadro.
• • Simplificación: debe llevar pocas subdivisiones, ya que si nos excedemos en la jerarquización, aumentamos la posibilidad de errores y dificulta su puesta en práctica.
• • Unicidad: debe incluir a toda la documentación, eso incluye a los documentos de apoyo a la gestión.
• • Codificación: debe estar siempre codificado y dicha codificación debe ser significativa.

 

Lo invitamos nuevamente a dar lectura a un texto de Paloma Fernández Gil. La autora explica de manera sencilla y con ejemplos claros el proceso de clasificación y de elaboración del cuadro de clasificación. La lectura del mismo será de utilidad  al momento de trabajar en el diseño de su cuadro de clasificación de su área de trabajo.

En nuestro recorrido, ya hemos identificado y clasificado los documentos. Ahora, podemos comenzar a ordenarlos.