El archivero en relación con la misión y funciones del archivo

Respecto de la tarea de los encargados del archivo, podemos decir, en relación con la función social del archivo tal como la hemos visto, que el archivero debe organizar el acervo a su cargo para un mejor rendimiento mientras el documento transita por el período de mayor utilidad administrativa. Esta tarea, de fundamental importancia, implica clasificar los fondos documentales estableciendo categorías y grupos que reflejen la estructura institucional en la que se generó el documento; esta es la primera función intelectual, que se plasmará en un cuadro de clasificación.

Mediante distintas técnicas y, sobre todo, valiéndose de las nuevas tecnologías, que permiten mayor celeridad a la hora acceder a la información requerida, el archivero deberá describir el documento con el propósito de hacerlo recuperable y accesible. La tarea física de la ordenación, en primera instancia, se realiza siguiendo las pautas marcadas en el cuadro de clasificación y, después, respetando la ordenación de las unidades documentales que forman las distintas series surgidas de la operatoria de la entidad de procedencia.

Con el objetivo de cumplir la tarea fundamental de la archivología, esto es, conservar los documentos para su posterior utilización y después de realizar las actividades previamente descriptas, la instalación física de los soportes documentales en los locales es el otro aspecto material y primordial que debe atender el archivero entre sus tareas. En esta dimensión del cuidado del archivo, el encargado deberá, especialmente, procurar las condiciones ambientales necesarias para preservar adecuadamente el material.

Además, el traslado periódico al archivo de los documentos que ya concluyeron el trámite por el cual se originaron debe estar garantizado para descongestionar las oficinas y, así, poner en marcha los engranajes del archivo. En relación con este punto, la selección documental es otra de las tareas archivísticas que se realiza aplicando principios y técnicas modernas de valoración con el fin de establecer plazos de conservación y destino final de los documentos de archivo.

Estas actividades de índole intelectual, como clasificar y describir, y físicas, como ordenar e instalar, garantizan el almacenamiento óptimo y recuperación en tiempo y forma de la documentación.

Las funciones intelectuales y físicas del archivo logran que éste se erija como recurso básico de información tanto para la institución generadora de la documentación y para la sociedad toda, como para investigadores y para la difusión cultural. Sólo de esta manera, el archivo responde a su fin primordial.

Con el objetivo de profundizar en el estudio de nuestro recorte conceptual, lo invitamos a avanzar en esta sección para reflexionar a partir de un caso particular.

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