Para asegurar la preservación de documentos digitales a largo plazo, es necesario tener en cuenta que las nuevas tecnologías nos han llevado a cambiar algunos procedimientos en los archivos, como la valoración documental. Es común escuchar al personal que se desempeña en los archivos que carece del espacio necesario para conservar los documentos a su cargo, por lo que, en muchos casos, se llevan a cabo tareas de selección y eliminación de documentos sin haber realizado una valoración previa.

La consecuencia de estas actividades son irreparables para la salvaguarda del patrimonio de una institución y no siempre se recupera la información que contenían estos documentos. Ahora, sería bueno preguntarse: ¿qué sucede con los documentos digitales? ¿Cuáles conservar? ¿Cómo? ¿Por cuánto tiempo?

Con el uso de las nuevas tecnologías, las actividades de valoración de documentos deben llevarse a cabo en las etapas de diseño o concepción de los documentos a fin de asegurar la conservación a lo largo del tiempo de aquellos documentos que, luego, formarán parte del patrimonio documental de una institución. Para ello, se deberá trabajar en el diseño de un Sistema Integral de Gestión de Documentos de Archivo (SIGDA), tomando en consideración diversas estrategias de intervención: