La ordenación documental

El Diccionario de la Lengua Española define ordenación como la acción de colocar las cosas en el lugar que les corresponde. Desde el punto de vista de la archivología, la ordenación es una operación relacionada con la función de clasificar, pero que se lleva a cabo a posteriori de la clasificación.

Heredia Herrera (1993) afirma que ordenar es “la operación de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionándolos unos con otros, de acuerdo a una unidad-orden establecida de antemano” (p. 285). En un archivo de oficina, los documentos serán ordenados de acuerdo al cuadro de clasificación, siendo necesario también determinar un orden para las unidades documentales que componen la serie. Es decir, ordenaremos los documentos dentro de las series. Por ejemplo, si estamos trabajando con la serie Resoluciones Rectorales, cada unidad documental deberá ser ordenada con un criterio (unidad-orden) establecido previamente. En el caso que nos ocupa, el orden será numérico-cronológico.

Según hemos visto, la función de clasificar implica establecer jerarquías y determinar funciones para el fondo o los fondos documentales; en el caso de la ordenación, el ámbito de aplicación es la serie y la unidad documental. Esto es así, porque el contenido de un documento sólo puede entenderse en relación con otros documentos que refieren a la misma actividad. En el ejemplo planteado de las Resoluciones Rectorales, no es posible pensar que encontraremos un documento suelto (una unidad documental) resultado de la gestión rectoral, sino más bien, hemos de ordenar una cantidad considerable de éstos. ¿Qué debemos tener en cuenta al ordenar y qué tipos de ordenación hay? Veámoslo en el siguiente apartado.