Llegados a este punto, podemos comenzar el proceso de identificación de las series documentales. Para ello, debemos seguir los siguientes pasos:

 

1. Analizar las funciones y actividades de la institución.

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2. Identificar funciones y actividades de nuestra propia área de trabajo.

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3. Establecer la estructura jerárquica de la organización.

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​4. Identificar las agrupaciones documentales generadas por cada área que compone la estructura.

 

 

El primer punto a considerar al momento de iniciar la organización del archivo es el de la identificación de las series documentales. Para conocer sus características, le proponemos un primer Alto en el camino.

 

Alto en el camino

Primera parada: Para leer y analizar

Reconocemos tipos documentales y series

 

Después de la lectura de la bibliografía obligatoria “Creación de un sistema de archivo” de la archivera española  Paloma Fernández Gil, en el que la autora explica el concepto de serie y los inconvenientes que podrían surgir para su correcta identificación, le pedimos que observe la documentación con la que trabaja a diario procurando hacer un reconocimiento de los tipos documentales y las series que naturalmente se han formado a lo largo del tiempo: ¿qué tipos documentales predominan?, ¿por qué cree que esto sucede?

Por último, deberá compartir y justificar los resultados del análisis en el foro de trabajo.

Ahora bien, organizar un archivo implica identificar con conceptos y descriptores precisos sus elementos para clasificarlos, es decir, separarlos o reunirlos para jerarquizarlos (ordenarlos) y permitir su posterior instalación en las cajas, estanterías y en el área destinada a su conservación.

Por eso, para llevar adelante la organización de un archivo se han de seguir algunos pasos o etapas: identificación de series, elaboración del cuadro de clasificación, ordenación e instalación física de los documentos. Al respecto, Casas de Barrán (2004) afirma que, “hay cuatro acciones continuas o recurrentes en la vida de los documentos: Identificación de los documentos; control intelectual de los mismos, disposición de acceso a ellos; y control físico de los documentos” (p.14). A pesar de que estas fases parezcan sencillas en su enunciado, no lo son tanto al momento de llevarlas a la práctica, por lo que se deberá poner especial atención en su correcta aplicación. Los principios archivísticos que determinan el método a seguir serán contemplados a continuación.